4 Langkah Sukses Menanggapi Surat Pembaca

Cara menanggapi surat pembaca, langkah sukses

Surat pembaca merupakan surat yang ditulis dan dimuat dalam surat kabar/koran, tabloid, atau majalah (media massa) yang berisi tanggapan, kritik, saran, keluhan, ajakan, imbauan, ucapan terima kasih, dan lain-lain. Surat pembaca merupakan surat terbuka yang isinya dapat dibaca oleh siapa saja serta dapat ditujukan kepada lembaga, pemerintah, perusahaan, kantor, perorangan, kelompok, atau organisasi.

Seiring berkembangnya zaman, saat ini surat pembaca tidak hanya disampaikan melalui media massa konvensional saja, namun juga melalui media sosial. Media sosial yang  sering digunakan diantaranya blog, facebook, twitter, dan lain-lain. Hal ini tentunya menjadikan pekerjaan Public Relations semakin berat dan melelahkan. Karena bagi seorang Public Relations menanggapi surat pembaca adalah bagian dari pekerjaannya. 

Nah,  berikut ini ada beberapa langkah yang harus dilakukan Public Relations untuk menanggapi surat pembaca, diantaranya:

• 1. Read (membaca)

Hal paling penting yang pertama kali harus dilakukan seorang Public Relations yaitu membaca surat pembaca yang disampaikan. Tujuanya agar Public Relations mengetahui apa saja yang disampaikan oleh pembaca baik itu melalui media cetak atau pun media sosial. 

• 2. Identifikasi

Setelah membaca surat pembaca yang disampaikan, selanjutnya seorang Public Relations mencari tahu tentang masalah yang terjadi. Yaitu dengan merumuskan apa saja hal-hal detail dari masalah tersebut dan mencari informasi tentang sumber masalah. 

• 3. Crosscheck

Mengkaji atau mengecek ulang informasi-informasi sebelum memutuskan atau memberikan statemen. Hal ini agar Public Relations nantinya bisa menyampaikan informasi yang tepat dan akurat serta tidak ada unsur kebohongan.

• 4. Solution

Setelah melalui beberapa tahap sebelumnya, tahapan terakhir adalah menentukan solusi untuk masalah yang sedang dihadapi. Setelah menemukan solusi yang tepat, seorang Public Relations membuat press release atau press conference. Bisa jugandengan menuliskan tanggapan pada media dimana surat pembaca itu muncul.